La semana que nadie tiene en el calendario
En abril, la directora de una fundación pequeña en Ibagué recibe la llamada de su contador. Todo va bien: los estados financieros están, el acta de la asamblea está firmada, la memoria económica se radicó. Falta una sola cosa, y es la que él no puede hacer por ella. Durante diez días, esa misma información tiene que estar publicada en la página web de la fundación.
La fundación tiene página web. La hizo un muchacho en 2019, cobró barato, quedó bonita. Nadie ha vuelto a entrar al panel desde entonces y la clave se fue con él.
Esa escena se repite cada año en Colombia, en miles de entidades, entre abril y junio. Y casi siempre se resuelve mal: con una foto en Facebook, con un PDF subido a una carpeta compartida, o con nada.
Qué exige la norma, exactamente
Cuando una entidad sin ánimo de lucro presenta su solicitud de calificación, permanencia o actualización en el Régimen Tributario Especial, la DIAN publica esa información en su sitio durante diez días calendario, para que la sociedad civil pueda comentarla.
Durante ese mismo término, la entidad debe publicar la misma información y sus anexos en su propia página web. Si eso no ocurre, la solicitud puede ser rechazada. Está en el artículo 1.2.1.5.1.5 del Decreto 1625 de 2016, que le adicionó el Decreto 2150 de 2017, y se apoya en el artículo 364-5 del Estatuto Tributario.
Y hay un cambio que mucha gente del sector todavía no ha incorporado: desde la Ley 2277 de 2022 la actualización dejó de ser cada tres años. Ahora es anual, con corte al 30 de junio. Lo que antes era un trámite que se recordaba con esfuerzo, hoy es una cita fija todos los años.
Las dos obligaciones que se confunden todo el tiempo
| Dónde ocurre | Qué se hace ahí |
|---|---|
| En el portal de la DIAN (SI RTE-ESAL) | Se carga el registro web con la información y los anexos. Lo diligencia la entidad o su contador. **No requiere que tengas sitio web.** |
| En la página web de la entidad | Se publica esa misma información y sus anexos, durante los diez días calendario, para consulta pública. **Aquí sí hace falta un sitio propio.** |
Cuatro cosas que se han dicho mal durante años
Este gancho lleva casi una década circulando en el sector, y circula con errores. Vale la pena desarmarlos, porque cualquiera de los cuatro se cae delante de un contador y se lleva por delante la credibilidad de quien lo dijo.
Lo que no es cierto
«La DIAN obliga a tener página web para subir los documentos». No. Esa carga es en el portal de la DIAN. Lo que exige sitio propio es la publicación simultánea, que es otra cosa.
«Si no tiene página web la sacan del RTE». La causal es incumplir el procedimiento de publicación, no la ausencia de un sitio en abstracto.
«Toda ONG es sujeto obligado de la Ley 1712». Solo respecto de los fondos públicos que recibe o intermedia. Si tu entidad ejecuta convenios con el Estado, eso abre otras obligaciones — pero no por ser ONG.
La pregunta que ordena todo lo demás
¿Quién en tu organización puede cambiar un texto de tu sitio web, hoy, sin llamar a nadie?
Si la respuesta tarda más de dos segundos, el problema de tu entidad no es la norma: es que tu sitio quedó huérfano. Y un sitio huérfano no falla el día que quieres cambiar un texto. Falla el día que tienes diez días para publicar algo y el reloj corre.
Una organización no abandona su sitio por descuido. Lo abandona porque actualizarlo exige un panel que solo entendía la persona que ya no trabaja ahí — y esa persona ya no está.
Publicar no es el entregable. La evidencia sí.
Aquí está la parte que casi nadie mira hasta que la necesita. La DIAN define la página web de forma amplia, y por eso alguien siempre pregunta si un muro de Facebook cumple.
No vale la pena discutir esa interpretación. La pregunta útil es otra: ¿puedes demostrar, con fecha, que la información y sus anexos estuvieron publicados y accesibles durante los diez días calendario? Un muro de redes sociales no conserva los anexos descargables, no da un enlace estable por el que un tercero verifique, y no deja claro qué se publicó ni desde cuándo.
Lo que da tranquilidad no es una página bonita: es una página propia, con dirección estable, con la información completa y a la vista.
Cómo se resuelve, en la práctica
Subes los documentos a un chat con IA —incluso desde el celular— y el agente te ayuda con el resto.
En minutos quedan publicados en una dirección estable dentro de tu sitio, accesibles durante los diez días.
La información publicada sigue siendo de tu entidad, y los soportes de su trámite ante la DIAN los conserva ella.
El resto del año editas el sitio hablándole —por WhatsApp, Telegram o el navegador— o nos envías la documentación y la publicamos nosotros: esa es la opción, no el camino principal.
Por qué esto deja de ser un gasto y pasa a ser una cuota
Mientras la actualización era cada tres años, un sitio web era una compra que se hacía y se olvidaba — y por eso se moría. Con la obligación anual, el sitio pasa a tener una función concreta y fechada cada 30 de junio.
Eso cambia la conversación dentro de la entidad. Ya no hay que justificar ante la junta un gasto de imagen: hay que sostener un requisito de permanencia en el régimen que le permite a la fundación no tributar como una sociedad y seguir siendo atractiva para el donante.
Cómo lo resolvemos nosotros
En Esal al día tu plan principal es el sitio que editas hablando: $590.000 al año, con la publicación del RTE incluida. Si ya tienes sitio y solo necesitas el módulo de publicación, hay una opción sobre lo que ya existe: $290.000 al año.
Ver Esal al día →Hasta dónde llegamos, dicho antes y no después
Creacontec provee las herramientas, el soporte técnico y el acompañamiento para que la entidad pueda cumplir con el requisito de publicación. No somos asesores legales ni tributarios, y no tenemos vinculación alguna con la DIAN ni con ninguna otra entidad estatal o autoridad similar.
El trámite ante la DIAN lo hace la entidad o su contador. Nosotros publicamos lo que la entidad entrega, no revisamos si sus documentos son correctos ni respondemos por la decisión que la DIAN tome sobre el fondo del expediente. Decirlo desde el primer mensaje no debilita nada: es lo que te permite saber exactamente qué estás contratando.
Fuentes
- Decreto 1625 de 2016, artículo 1.2.1.5.1.5, adicionado por el Decreto 2150 de 2017 — procedimiento del registro web y publicación simultánea.
- Estatuto Tributario, artículo 364-5, modificado por el artículo 24 de la Ley 2277 de 2022 — registro web y actualización anual.
- DIAN — comunicado: las ESAL deben actualizar su registro web antes del 30 de junio.
- DIAN — Régimen Tributario Especial: preguntas frecuentes.
- DIAN — comentarios de la sociedad civil durante la publicación.
¿Te contamos cómo quedaría en el caso de tu entidad?
Sin reunión y sin compromiso: nos escribes, te mostramos cómo se vería la publicación de tu entidad y qué recibes al cerrar los diez días.
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